- Отберем типовые документы для включения в базу данных
Входящие документы
- Типовая структура и штатная численность ГОУ ВПО «Тульский государственный педагогический университет» им. Л.Н. Толстого на 2007/2008 учебный год.
- Штатное расписание ГОУ ВПО «Тульский государственный педагогический университет» им. Л.Н. Толстого на 01июня 2007 года.
- Договор на создание научно-технической продукции.
Исходящие документы
- Уведомление о проведении выставки «Новые информационные технологии».
- Гарантийное письмо об оплате заказа.
- Факс о предложении сотрудничества.
Внутренние документы
- Докладная записка о противопожарных мерах.
- Должностная инструкция секретаря-референта.
- Приказ «О запрещении курения в корпусах ТГПУ им. Л.Н. Толстого».
В качестве примера ниже демонстрируется фрагмент документа «Договор на создание научно-технической продукции».
ДОГОВОР № 21-А/2007
на создание научно-технической продукции
г. Тула " 23 " октября 2007 г.
Акционерное общество закрытого типа АОЗТ "Север", именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице Генерального директора Смирнова В.Р., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого, именуемый в дальнейшем Исполнитель, в лице Ректора Шайденко Н.А., действующего на основании Устава университета, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя установку и научно-техническое сопровождение автоматизированной информационной системы учета хозяйственных договоров в акционерном обществе (АИС "Учет хозяйственных договоров").
1.2. Исполнитель принимает на себя:
1.2.1 Первоначальную установку и запуск (инсталляцию) рабочей версии информационного и программного обеспечения и поддержание автоматизированных рабочих мест для работы с АИС.
1.2.2. Привязку информационного и программного обеспечения АИС к технологической среде обработки информации в подразделениях Заказчика.
1.2.3. Обучение/инструктаж/консультирование пользователей.
1.2.4. Анализ сделанных замечаний и предложений по устранению ошибок, совершенствованию математического обеспечения и технологии его применения.
1.2.5. Поддержание в работоспособном состоянии информационного и программного обеспечения АИС.
1.2.6. Консультирование и оказание технической помощи при выполнении наиболее сложных процедур обработки и возникновении нештатных ситуаций.
1.3. Заказчик принимает на себя:
1.3.1. Обеспечение технической поддержки, в том числе необходимой конфигураций технических и системных средств обеспечения нормальной работоспособности АИС.
1.3.2. Ввод данных и ведение БД АИС.
1.4. Срок сдачи работы - "31" декабря 2007 г.
2. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
2.1. За выполненную работу согласно настоящему договору Заказчик перечисляет Исполнителю 120 тысяч рублей (на момент заключения договора без учета возможной индексации цен), включая 12 тысяч рублей НДС. Цена фиксирована.
2.2. Оплата производится поэтапно (ежеквартально) не позднее 25 числа текущего месяца из расчета равномерной разбивки договорной цены в размере по 40 тыс. рублей на основании акта о выполненной работе, включая НДС.
7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ
Исполнителя: г. Тула, 300051, ул. Вольная, 12. Р/с. 4070291010095 в АКБ "Тульский". Кор. счет 30101010100218, БИК 04453621, ИНН 7722070722
Заказчика: г. Тула, 300026, пр. Ленина, 125. Р/с 403029101055 в Сбербанке РФ. Кор. счет 30101010100212, БИК 04453221, ИНН 77220707244
ОТ ЗАКАЗЧИКА
Смирнов В.Р._____________________________ (подпись)
ОТ ИСПОЛНИТЕЛЯ
Шайденко Н.А. __________________________ (подпись) |
- Опишем движения поступившего документа (условно)
На первом этапе входящие документы, – то есть вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо другим путем, – должны пройти экспедиционную обработку.
Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений в упаковке, полнота присланных материалов и т.п.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме корреспонденции с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на них имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день получения корреспонденции.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые и осуществляется регистрация регистрируемых документов. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы и т.д.), сообщения о встречах и т.п.
Входящие документы могут быть распределены на следующие потоки:
- руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
- структурным подразделениям – для исполнения.
Документы, которые используются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям. При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:
- вид документа (закон, распоряжение, письмо и т. д.);
- важность содержания документа;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- срочность исполнения документов.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администраций разных уровней управления, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителями после регистрации.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.п.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
После этого вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело с последующей передачей в архив.
- Заполним информационную карту для регистрации поступившего документа
Карточка входящего документа организации:
«Договор № 21-А/2007 на создание научно-технической продукции»
Входящий номер ВХ-003/07
Дата входящего: 25.10.2007
Носитель: Бумажный
Тип документа: Договор
Отправитель: АОЗТ «Север»
№ исходящего: 21-А/2007
Дата исходящего: 23.10.2007
Получатель: Шайденко Н. А.
Подпись: <факсимильная>
Наименование: Договор на создание научно-технической продукции
Краткое содержание: Предложение университету на разработку
АИС «Учет хоздоговоров» для АОЗТ «Север»
Исполнитель: Сидоров П.И. (Сектор НИР)
Дата передачи документа исполнителю: 26.10.2007
Подпись: <оригинал>
Дата наложения резолюции: 25.10.2007
Резолюция: Ознакомить проректора по НИР
Наш исх №: ИС-004/07
Дата нашего Исх.: 29.10.2007
Контроль: Срочный документ
Дата контроля: 29.10.2007
Дата исполнения: 28.10.2007
Отметка об исполнении: исполнено
Местонахождение: Сектор НИР
Кол-во экземпляров: 2
Кол-во листов: 3
Номера страниц: 1-3 |
- Дополним справочники с учетом отобранных документов
В качестве примера в справочник «Сотрудники» внесем фамилию исполнителя по документу «Договор № 21-А/2007 на создание научно-технической продукции»:
<Справочники, Сотрудники. Сидоров П.И., сектор НИР>.
- Запустим программу
Запускающий файл VXIS.exe
Дальнейшая технология работы с программой демонстрируется на входящем документе «Договор № 21-А/2007 на создание научно-технической продукции».
- Регистрируем документ
<Регистрация, Документы, Добавить пункт>.
- Заполним регистрационную карту
Используем сформированную ранее информационную карту с исходными данными:
<…Добавить пункт, Карточка>.
Для заполнения полей с зеленным фоном требуется использовать справочники, которые вызываются двойным щелчком мыши.
Поле «Дата контроля» заполняется автоматически:
- срочный документ – 3 дня;
- стандартный срок исполнения – 10 дней.
Если нужно проконтролировать сроки исполнения документа, можно воспользоваться флажком «На контроль».
- Свяжем регистрационную карту с документом
<…Карточка, Файлы, Документы_Office, Word, Вставить>.
Файл зарегистрированного документа получит системное имя dok7v7.DOC.
Переместив курсор на это поле, можно открыть оригинал зарегистрированного документа (демонстрируется фрагмент):
<…Вставить, Поле_Файл, Открыть>.
